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New @bot-sf/new/{folder_id}

Salesforce 上に取引先が まだ存在しない 場合にご使用ください。

システムは 取引先 → 取引先責任者 → 納入商品 の順に作成し、文書ファイルを添付します。

前バージョンでシステムが自動的に行っていた処理と同じ内容です。

対象の取引先が Salesforce 上に存在しないことをご確認いただいたうえで、このコマンドをご使用ください。

Salesforce 上に 既に存在する 取引先に対してこのコマンドを使用した場合、Salesforce の重複防止機能により 新規作成がブロック されます。

システムからは、取引先が既に登録されている可能性がある旨と、納入商品 のみを登録する run コマンドの利用案内が Chatwork に通知されます。

この通知を受け取ったものの、新規の取引先であることが確実な場合は、フォルダ名の誤り である可能性が高いです。

Google Drive 上でフォルダ名を修正し、注文処理待ち管理表に反映されるまで 1 分ほどお待ちいただいたうえで、コマンドを再送信してください。

1 つのコマンドで複数のフォルダを実行できます。run と同様に、複数のフォルダ ID をまとめて指定できます。

ID は 1 行に 1 つ ずつ記載し、いかなる記号でも区切らないでください。

New @bot-sf/update/{folder_id}

正式な書類が届く前に 取引先 を Salesforce 上で手動作成しており、名称と基本情報しか入力できていない場合を想定した機能です。

発注書 を受領した後にこのコマンドを実行すると、書類の情報をもとに 未入力の項目を補完 します。

重要な原則：補完するのは空欄のみで、既存の値は一切上書きしません。

Salesforce 上で既に値が入っている項目は、書類の記載内容が異なっていてもそのまま維持されます。

このコマンドによって入力済みのデータが失われることはありません。

システムはまず 取引先 を補完し、その後 取引先責任者 を処理します。

取引先責任者 の処理内容は、その取引先に登録されている担当者の人数によって異なります。

ご留意いただきたい点

• このコマンドは 納入商品 を作成しません。作成が必要な場合は、別途 run コマンドをご使用ください。
• このコマンドは 注文処理待ち管理表 上の状態を変更しません。
• done を含む すべての状態 のフォルダで実行できます。そのため、いつでも情報を補完していただけます。

1 つのコマンドで複数のフォルダを実行できます。
このコマンドも複数のフォルダ ID を同時に受け付けます。
ID は 1 行に 1 つずつ記載してください。

複数の ID を指定する際のルールは、run・new・update の 3 つのコマンドで共通です。ID は 1 行に 1 つずつ記載し、カンマやスペースなどで区切らないでください。同一のコマンド内で同じ ID を重複して記載した場合、システムはエラーを報告し、処理を実行しません。重複を削除したうえで、再度送信してください。

どの項目が補完されたかがレポートで分かります。
処理の完了後、Chatwork に届く通知には、更新された項目とその値が一覧で表示されます。
Salesforce を開いて確認する必要はありません。

あわせて、Salesforce 上の 取引先 および 取引先責任者 への直接リンクも表示されますので、その場でご確認いただけます。
補完すべき空欄がなかった場合は、更新項目がない旨が 1 行で通知されます。

文書の読み取りに使用している AI サービスは、提供元側で一時的に過負荷となる場合があります。従来はこの状況が発生すると、実行が 途中で無言のまま停止 していました。Chatwork にはレポートが届かず、エラーとなったフォルダより後ろに並んでいたフォルダも、誰も気づかないまま処理されずに終わっていました。

本バージョンより、システムは次のように動作します。

• 数回の自動リトライ を行います。過負荷の多くは一時的なもので、時間をおけば解消されます。
• それでも接続できない場合は Chatwork に通知を送信 し、AI サービスに接続できなかったこと、および 未処理のフォルダが何件残っているか をお知らせします。
• 対象のフォルダは pending の状態を維持 します。書類側の問題ではないため、しばらく時間をおいてから再実行していただければ処理されます。再実行用のコマンドは通知に添えられています。
• 同じ実行内で既に処理が完了していたフォルダは、通常どおりレポートされます。結果が失われることはありません。

発注書の金額欄は手書きで記入されることが多く、6500万円、六千五百万円、6千5百万、¥65,000,000 など表記が多岐にわたります。

従来はこれらを次の 2 通りの形で誤って処理していました。

■単位が換算されない： 6500万円 が 65.000.000 ではなく 6500 として登録され、10,000 倍 の差異が生じていました。

■単位の文字を数字として誤読する： 万 の文字が数字の 5 と誤認され、6500万円 が 65005 として読み取られていました

本バージョンより、読み取りと計算を 2 つの工程に分離しました。

第 1 工程では紙面に記載された内容をそのまま転記 し、第 2 工程でその文字列から数値を導き出します。

これにより 6500万円 は 65.000.000 円として正しく登録されます。

手書きの書類では、判読が困難な文字について AI が誤る可能性は残ります。レポートを受け取った後、金額欄は改めてご確認ください。

システムが作成する 納入商品 には、検収状況 の項目にあらかじめ未が設定されるようになりました。
従来は空欄のまま登録されていました。
登録直後の 納入商品 として正しい初期状態であるため、Salesforce 上で 1 件ずつ手動選択していただく必要はなくなります。

run コマンド・new コマンドのいずれにも適用されます。

クリーンアップの周期を 48 時間から 8 時間に短縮 し、1 日 3 回（00:00 · 08:00 · 16:00）実行するようになりました。

動作内容は変更ありません。done・failed・empty のいずれかの状態であり、システムが処理した時点から 8 時間以上経過したフォルダが、Drive 上の作業領域および 注文処理待ち管理表 から削除されます。
クリーンアップの履歴は [CLEANUP LOG] シートで引き続きご確認いただけます。

フォルダが作業領域から消えるまでの時間が、従来よりかなり短くなります。フォルダ内に保管しておきたいものがある場合は、当日中に取り出してください。

レポート内の各フォルダの見出しに、実行されたコマンドを示すラベルが追加されました。

run は （新規納入商品）、new は （新規取引先）、update は （更新） と表示されます。

1 つのフォルダに対して複数のコマンドを実行できるため、このラベルによってレポートの内容を即座に判別できます。

New本機能をシステムに追加しました。Chatwork でコマンドを送信することで、1 日の終わりを待たずにフォルダを即時処理させることができ、システムの利用がより柔軟になります。

詳細は、手動処理をご覧ください。

Newフォルダ名を誤って付けてしまった場合は、Google Drive 上で直接フォルダ名を変更するだけで、システムが自動的に新しい名称を認識し「注文処理待ち管理表」に更新します。フォルダを削除して作り直す必要はありません。

New処理が成功したフォルダは、システムが処理した時点から 48 時間後に、Drive および「注文処理待ち管理表」から自動的に削除 されます。これにより、手動で整理しなくても Google Drive と注文処理待ち管理表をすっきりと保てます。

クリーンアップの対象となるのは、status が done、failed、empty であり、システムが処理した時点から48 時間 以上経過したフォルダです。

クリーンアップの履歴は 注文処理待ち管理表 / CLEANUP LOG シート で確認できます。

いずれの方法でも、最初のステップは 書類の準備です。

Google Drive 上でフォルダを作成する

Google Drive を開き、該当する支店フォルダ内で Drive 上に直接、新しいフォルダを 1 つ作 成 します。
フォルダ名は Salesforce 上の取引先名と完全に同じ にしてください。

フォルダ名の例：〇〇クリニック

必ず Salesforce 上の名称を基準にしてください。
発注書 に記載された名称は使用しない でください。
書類上の名称は、Salesforce に登録されている名称と異なる場合がありま す。
システムはフォルダ名そのものを使って取引先を検索するため、名称が異なると見つけられ ません。
各フォルダには1件の注文が格納されます。
お客様が複数の注文をお持ちの場合は、そのお客様と同じ名前のフォルダを複数作成してください。

支店フォルダ：

書類のフォルダは、該当する支店 の中に追加してください。

＊支店フォルダへのリンクは Chatwork に添付されています。

フォルダは必ず Google Drive 上で直接作成してください。
パソコン上で作成してからアップロードしないでください。
理由：パソコンでは同じ場所に 同名のフォルダを 2 つ作成できません。

1 つの取引先が 2件の発注を行った場合、
同名のフォルダを 2 つ作成できず、 2 つ目のフォルダは自動的に〇〇クリニック (1) に変更されてしまいます。

その結果、フォルダ名が Salesforce 上の名称と一致しなくなり、システムは 取引先を見つけられず、
そのフォルダについてエラーを報告します。

Google Drive では 同名のフォルダを 2 つ作成できる ため、このエラーを避けるにはDrive 上で直接作成してください。

＊フォルダ名を誤って付けてしまった場合は、
Google Drive 上でフォルダ名を変更する だけで、システムが自動的に名称を更新します。やり直しは不要です。

フォルダ名を誤って付けてしまった場合は、Google Drive 上でフォルダ名を変更する だけで、
システムが自動的に名称を更新します。やり直しは不要です。

1 つのフォルダは 1 件の発注 を処理します。
1 つの取引先に 複数の発注 がある場合は、その件 数分のフォルダ を作成し、すべて取引先名と 同じ名前 を付けてください。

ファイル命名規則

フォルダには以下のファイルを入れてください。

ファイル名の どの位置 にでも 発注書 または 営業報告書 の文字が含まれていれば、AI が読み取り情報を抽出します。先頭に付ける必要はありません。
いずれも認識される例：発注書-20250620.pdf、grits発注書.pdf、〇〇クリニック【発注書】.pdf
上記以外のファイル（発注書/営業報告書 を含まないもの）は、AI を経由せず、添付資料として直接 Salesforce にアップロードされます。
発注書のファイル名が全く異なる場合（例：contract.pdf や 注文書.pdf など、発注書 の文字を含まない場合）、システムは 認識できず、発注書ファイルが見つからないというエラーを報告します。
1 つのフォルダに発注書ファイルは 1 つだけ入れてください。
フォルダ内に 発注書 の文字を含むファイルが 2 つ以上ある場合、システムはエラーを報告し、不要なファイルを削除して 1 つだけ残すよう求めます。

注文処理待ち管理表

フォルダを作成し文書を Drive にアップロードすると、フォルダ情報が自動的に 注文処理待ち管理表 に反映されます（反映には約 1 分 かかります）。

注文処理待ち管理表は、処理待ちのフォルダ一覧を管理する表です。この表を開くことで、各フォルダの状態を確認できます。表の各列は以下のとおりです。

＊注文処理待ち管理表へのリンクはChatworkに添付されています。

書類の準備 が完了したら、Chatwork からシステムに処理を指示します。
ルームのメッセージ 欄に コマンド を送信すると、システムがコマンドを受け取り、即時に処理します。

コマンドはすべて共通の構造です：@bot-sf/{action}/{folder_id}

{action} はシステムに実行させたい処理、
{folder_id} は 注文処理待ち管理表 のfolder_id 列の値です。

action は 3 種類 あります：

システムは、以下のように一度の呼び出しで複数のフォルダを同時に実行することができます：

この書き方は run・new・update のすべてで使用できます。

各フォルダ ID は 1 行に 1 つ ずつ記載し、いかなる記号でも区切らないでください（カン マやスペースなどは不要です）。 同一のコマンド内で同じ ID を重複して記載した場合、システムはエラーを報告し、処理を 実行しません。重複を削除したうえで、再度送信してください。

TIPS：フォルダのリストを処理する際に、IDを何度もコピーするのが面倒だと感じる場合は、{folder_id} を all に置き換えることで、pending 状態のフォルダをすべてスキャンし、一括で処理することができます。フォルダを個別に指定する必要はありません。
例：@botsf/run/all
＊run アクションにのみ適用されます。

書類の準備が完了したら、それ以上の操作は不要 です。

システムは 毎日 0 時（00:00）に 1 回自動実行 され、
その日に Drive へアップロードされたすべてのフォルダ（pending 状態）を走査して処理します。
完了後、処理結果のレポートが Chatwork に送信 されます。

自動実行は常に run コマンドと同じ動作をします。つまり Salesforce 上に既に存在する取引先に対して納入商品 を作成するだけ です。
フォルダ名がどの取引先とも一致しない場合、そのフォルダは対処方法の案内とともに failed として記録されます。システムが取引先を自動作成することはありません。 新規の取引先を登録する場合は、new コマンドをご使用ください。

フォルダは Drive 上に残り続けるわけではありません。
処理の完了後、システムが自動的にクリーンアップを行い、作業領域と 注文処理待ち管理表 を整理します。
手動で削除していただく必要はありません。
クリーンアップは 1 日 3 回、00:00 · 08:00 · 16:00 に実行されます。
次の 両方 の条件を満たしたフォルダが対象となります：

• 状態が done・failed・empty のいずれかであること。
• システムがそのフォルダの処理を完了した時点から 8 時間 以上経過していること。

対象となったフォルダは Drive 上の作業領域から取り除かれ、注文処理待ち管理表 の該当行も削除されます。
クリーンアップの履歴は 「CLEANUP LOG」 シートで確認できます。

フォルダ内に保管しておきたいものがある場合は、
当日中 に取り出してください。処理完了から 8 時間を過ぎると、フォルダは作業領域から取り除かれます。

new コマンドは 9 項目すべてを登録します。update コマンドは 8 項目を対象とします — 取引先名 は必須項目であり常に値が入っているため、対象外です。

取引先責任者は該当の 取引先 に 自動的に紐付け られます。手動で選択する必要はありません。

納入商品 も該当の 取引先 に 自動的に紐付け られます。
金額項目は登録前に 円に換算 されます：千 = 1,000 · 万 = 10,000 · 億 = 100,000,000。漢数字にも対応しています。
営業報告書 から取得する項目 — 納入商品 の 4 項目 と 取引先責任者 の 2 項目 — は、フォルダにこのファイルがない場合 空欄 になります。処理自体は通常どおり行われ、レポートに警告が 1 行表示されます。

レポートには、フォルダ名とともに、
Salesforce 上で作成／更新されたレコード（取引先・取引先責任者・納入商品）への 直接リンク が表示されます。リンクをクリックして確認してください。

各フォルダの見出しには、実行されたコマンドを示すラベル が付きます：
run は （新規納入商品）、new は （新規取引先）、update は （更新）。

1 つのフォルダに対して複数のコマンドを実行できるため、このラベルによってレポートの内容を即座に判別できます。

update コマンドの場合はさらに、更新された項目とその値 が一覧で表示されます。
Salesforce を開いて確認する必要はありません。

各エラー通知には、エラーの詳細な内容と、そのエラーに応じた再実行コマンドが添えられています。
案内に従って修正（フォルダ名の変更、不要なファイルの削除など）したうえで、
通知に記載されたコマンドをそのまま再送信し、フォルダを再実行してください。

通知には 2 つのレベル があります：

以下は、システムが検知して Chatwork に通知するすべてのケースです。

グループ A ： コマンドの記述ミス

このグループはシステムが 即座に 返答し、フォルダの処理は一切行われません。
フォルダ ID が 1 つでも誤っているとコマンド全体が停止 し、他の ID も実行されません。

グループ B ： Google Drive のフォルダとファイル

グループ C ： AI による書類の読み取り

グループ D ： Salesforce への登録