Salesforce自動システム 利用マニュアル
本システムを利用すると、Google DriveにPDFフォルダをアップロードするだけで、AIが日本語書類を自動で読み取り、Salesforceへの登録を自動的に行います。毎晩00h:00mにシステムが起動し、処理結果はChatworkにて翌朝お知らせします。
システムの流れcontent_copycheck_circle
- パソコン上でフォルダを作成し、書類ファイルを入れる
- フォルダをGoogle Driveの所定の場所にアップロードする
- 翌朝、Chatworkで処理結果を受け取る
操作手順content_copycheck_circle
ステップ1 ― フォルダの準備（パソコン上）
パソコン上に新しいフォルダを1つ作成してください。フォルダ名は、Salesforce上の取引先名、または発注書の「名称」欄に記載されている名称を入力してください。
例：〇〇クリニック
フォルダ内に以下のファイルを入れてください。
| ファイル | ファイル名の先頭 | 必須 |
|---|---|---|
| 発注書 | 発注書-〇〇 | ✅ 必須 |
| 営業報告書 | 営業報告書-〇〇 |
任意 |
| その他のファイル（確認事項・画像など） | 自由 | 任意（Salesforceに添付されます） |
ファイル名のルールについて
発注書-または 営業報告書-で始まるファイルのみ、AIが内容を読み取って情報を抽出します。それ以外のファイルはSalesforceへの添付ファイルとして登録されます（AIによる情報抽出は行われません）。
✅正しいファイル名の例：発注書-20250620.pdf ／ 営業報告書-〇〇クリニック.pdf
⚠️ 発注書のファイル名が contract.pdf や 注文書.pdf など異なる名前になっている場合、システムはそのファイルをスキップし、情報の抽出を行いません。ご注意ください。
ステップ2 ― Google Driveへのアップロード
Google Driveを開き、以下の場所に移動してください。
| 拠点 | データ入力窓口 |
|---|---|
| 大阪 | SALEFORCE AUTOMATIC / Osaka / |
| 福岡 | SALEFORCE AUTOMATIC / Fukuoka / |
ファイルを個別にではなく、フォルダごとアップロードしてください。アップロード完了後は、追加の操作は不要です。
ステップ3 ― 結果の受け取り
システムは毎晩00h:00mに自動起動します。翌朝、Chatworkに処理結果のレポートが届きます。レポートには以下の内容が含まれます。
- 正常に処理されたフォルダ（取引先・取引先責任者・納入商品へのリンク付き）
- エラーが発生したフォルダとその理由
システムがPDFから登録する情報content_copycheck_circle
AIは 発注書（および 営業報告書 がある場合はそれも）を読み取り、Salesforceに以下の情報を自動登録します。
- 取引先：取引先名、住所（都道府県・市区郡・番地）など
- 取引先責任者：責任者名、役職、電話番号 など
- 納入商品：製品名、契約日、金額、数量 など
取引先がSalesforceに既に存在する場合は、既存の取引先を引き継いで利用します（重複登録は行いません）。取引先が存在しない場合は、取引先を新規作成したうえで、取引先責任者を作成し、その後、新しい取引先に紐づく納入商品を登録します。
よくある質問content_copycheck_circle
- 1日に何フォルダまでアップロードできますか？
- 上限はありません。1日に何フォルダでもアップロード可能で、すべてその夜の処理で対応されます。
- 誤ったフォルダをアップロードしてしまった場合は？
- システム管理者にご連絡ください。Salesforce上のレコードおよびGoogle Drive上のフォルダを削除したうえで、正しい内容で再アップロードしてください。
- アップロードしたらいつ結果が届きますか？
- 00:00より前にアップロードした場合は翌朝に結果が届きます。00:00を過ぎてアップロードした場合は、その翌朝（2日後の朝）に結果が届きます。
- Chatworkの通知が届かない場合は？
- システムのChatworkルームに参加しているかご確認ください。参加済みの場合は、システム管理者にお問い合わせください。
- PDFのスキャンが不鮮明・傾いている場合でも読み取れますか？
- AIは低品質のスキャンでもある程度読み取ることができますが、精度が下がる場合があります。できるだけ鮮明・まっすぐにスキャンしてください。
- 夜まで待たずにすぐ結果を確認できますか？
- ご自身では操作できません。すぐに処理を行いたい場合は、システム管理者にご依頼ください。
AIによる情報の読み取りや抽出には、まれに誤りが発生することがあります。Chatworkで処理完了の通知を受け取った後は、Salesforceに登録された内容を必ずご確認ください。ご利用前に情報の正確性をダブルチェックいただくようお願いします。