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New @bot-sf/new/{folder_id}

Salesforce 上に取引先が まだ存在しない 場合にご使用ください。

システムは 取引先 → 取引先責任者 → 納入商品 の順に作成し、文書ファイルを添付します。

前バージョンでシステムが自動的に行っていた処理と同じ内容です。

 

対象の取引先が Salesforce 上に存在しないことをご確認いただいたうえで、このコマンドをご使用ください。

Salesforce 上に 既に存在する 取引先に対してこのコマンドを使用した場合、Salesforce の重複防止機能により 新規作成がブロック されます。

 

システムからは、取引先が既に登録されている可能性がある旨と、納入商品 のみを登録する run コマンドの利用案内が Chatwork に通知されます。

 

この通知を受け取ったものの、新規の取引先であることが確実な場合は、フォルダ名の誤り である可能性が高いです。

Google Drive 上でフォルダ名を修正し、注文処理待ち管理表に反映されるまで 1 分ほどお待ちいただいたうえで、コマンドを再送信してください。

 

1 つのコマンドで複数のフォルダを実行できます。run と同様に、複数のフォルダ ID をまとめて指定できます。

ID は 1 行に 1 つ ずつ記載し、いかなる記号でも区切らないでください。

New @bot-sf/update/{folder_id}

 

正式な書類が届く前に 取引先 を Salesforce 上で手動作成しており、名称と基本情報しか入力できていない場合を想定した機能です。

発注書 を受領した後にこのコマンドを実行すると、書類の情報をもとに 未入力の項目を補完 します。

 

重要な原則：補完するのは空欄のみで、既存の値は一切上書きしません。

Salesforce 上で既に値が入っている項目は、書類の記載内容が異なっていてもそのまま維持されます。

このコマンドによって入力済みのデータが失われることはありません。

 

システムはまず 取引先 を補完し、その後 取引先責任者 を処理します。

取引先責任者 の処理内容は、その取引先に登録されている担当者の人数によって異なります。

担当者が 登録されていない 場合	書類の情報をもとに、担当者を新規作成します。
担当者が 1 名のみ 登録されている場合	その担当者の未入力項目を補完します。
担当者が 2 名以上 登録されている場合	書類に記載された氏名と、登録済みの担当者一覧を照合します。 ■1 名に完全一致した場合 ： その担当者を更新します。 ■該当者を特定できない場合 ： 担当者の処理をスキップ し、警告を通知します。 取引先 は通常どおり更新されます。

 

ご留意いただきたい点

• このコマンドは 納入商品 を作成しません。作成が必要な場合は、別途 run コマンドをご使用ください。
• このコマンドは 注文処理待ち管理表 上の状態を変更しません。
• done を含む すべての状態 のフォルダで実行できます。そのため、いつでも情報を補完していただけます。

 

1 つのコマンドで複数のフォルダを実行できます。
このコマンドも複数のフォルダ ID を同時に受け付けます。
ID は 1 行に 1 つずつ記載してください。

複数の ID を指定する際のルールは、run・new・update の 3 つのコマンドで共通です。ID は 1 行に 1 つずつ記載し、カンマやスペースなどで区切らないでください。同一のコマンド内で同じ ID を重複して記載した場合、システムはエラーを報告し、処理を実行しません。重複を削除したうえで、再度送信してください。

 

どの項目が補完されたかがレポートで分かります。
処理の完了後、Chatwork に届く通知には、更新された項目とその値が一覧で表示されます。
Salesforce を開いて確認する必要はありません。

あわせて、Salesforce 上の 取引先 および 取引先責任者 への直接リンクも表示されますので、その場でご確認いただけます。
補完すべき空欄がなかった場合は、更新項目がない旨が 1 行で通知されます。

文書の読み取りに使用している AI サービスは、提供元側で一時的に過負荷となる場合があります。従来はこの状況が発生すると、実行が 途中で無言のまま停止 していました。Chatwork にはレポートが届かず、エラーとなったフォルダより後ろに並んでいたフォルダも、誰も気づかないまま処理されずに終わっていました。

 

本バージョンより、システムは次のように動作します。

• 数回の自動リトライ を行います。過負荷の多くは一時的なもので、時間をおけば解消されます。
• それでも接続できない場合は Chatwork に通知を送信 し、AI サービスに接続できなかったこと、および 未処理のフォルダが何件残っているか をお知らせします。
• 対象のフォルダは pending の状態を維持 します。書類側の問題ではないため、しばらく時間をおいてから再実行していただければ処理されます。再実行用のコマンドは通知に添えられています。
• 同じ実行内で既に処理が完了していたフォルダは、通常どおりレポートされます。結果が失われることはありません。

発注書の金額欄は手書きで記入されることが多く、6500万円、六千五百万円、6千5百万、¥65,000,000 など表記が多岐にわたります。

従来はこれらを次の 2 通りの形で誤って処理していました。

 

■単位が換算されない： 6500万円 が 65.000.000 ではなく 6500 として登録され、10,000 倍 の差異が生じていました。

■単位の文字を数字として誤読する： 万 の文字が数字の 5 と誤認され、6500万円 が 65005 として読み取られていました

 

本バージョンより、読み取りと計算を 2 つの工程に分離しました。

第 1 工程では紙面に記載された内容をそのまま転記 し、第 2 工程でその文字列から数値を導き出します。

これにより 6500万円 は 65.000.000 円として正しく登録されます。

手書きの書類では、判読が困難な文字について AI が誤る可能性は残ります。レポートを受け取った後、金額欄は改めてご確認ください。

システムが作成する 納入商品 には、検収状況 の項目にあらかじめ未が設定されるようになりました。
従来は空欄のまま登録されていました。
登録直後の 納入商品 として正しい初期状態であるため、Salesforce 上で 1 件ずつ手動選択していただく必要はなくなります。

run コマンド・new コマンドのいずれにも適用されます。

クリーンアップの周期を 48 時間から 8 時間に短縮 し、1 日 3 回（00:00 · 08:00 · 16:00）実行するようになりました。

動作内容は変更ありません。done・failed・empty のいずれかの状態であり、システムが処理した時点から 8 時間以上経過したフォルダが、Drive 上の作業領域および 注文処理待ち管理表 から削除されます。
クリーンアップの履歴は [CLEANUP LOG] シートで引き続きご確認いただけます。

フォルダが作業領域から消えるまでの時間が、従来よりかなり短くなります。フォルダ内に保管しておきたいものがある場合は、当日中に取り出してください。

レポート内の各フォルダの見出しに、実行されたコマンドを示すラベルが追加されました。

run は （新規納入商品）、new は （新規取引先）、update は （更新） と表示されます。

1 つのフォルダに対して複数のコマンドを実行できるため、このラベルによってレポートの内容を即座に判別できます。