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New本機能をシステムに追加しました。Chatwork でコマンドを送信することで、1 日の終わりを待たずにフォルダを即時処理させることができ、システムの利用がより柔軟になります。

詳細は、手動処理をご覧ください。

Newフォルダ名を誤って付けてしまった場合は、Google Drive 上で直接フォルダ名を変更するだけで、システムが自動的に新しい名称を認識し「注文処理待ち管理表」に更新します。フォルダを削除して作り直す必要はありません。

New処理が成功したフォルダは、システムが処理した時点から 48 時間後に、Drive および「注文処理待ち管理表」から自動的に削除 されます。これにより、手動で整理しなくても Google Drive と注文処理待ち管理表をすっきりと保てます。

クリーンアップの対象となるのは、status が done、failed、empty であり、システムが処理した時点から48 時間 以上経過したフォルダです。

クリーンアップの履歴は 注文処理待ち管理表 / CLEANUP LOG シート で確認できます。

いずれの方法でも、最初のステップは 書類の準備です。

Google Drive 上でフォルダを作成する

Google Drive を開き、該当する支店フォルダ内で Drive 上に直接、新しいフォルダを 1 つ作 成 します。フォルダ名は Salesforce 上の取引先名と完全に同じ にしてください。

フォルダ名の例：〇〇クリニック

必ず Salesforce 上の名称を基準にしてください。 発注書 に記載された名称は使用しない でください。書類上の名称は、Salesforce に登録されている名称と異なる場合がありま す。 システムはフォルダ名そのものを使って取引先を検索するため、名称が異なると見つけられ ません。

支店フォルダ：

書類のフォルダは、該当する支店 の中に追加してください。支店フォルダへのリンクは Chatwork に添付されています。

フォルダは必ず Google Drive 上で直接作成してください。パソコン上で作成してからアップロードしないでください。
理由：パソコンでは同じ場所に 同名のフォルダを 2 つ作成できません。
1 つの取引先が 2件の発注を行った場合、同名のフォルダを 2 つ作成できず、
2 つ目のフォルダは自動的に〇〇クリニック (1) に変更されてしまいます。
その結果、フォルダ名が Salesforce 上の名称と一致しなくなり、システムは 取引先を見つけられず、
そのフォルダについてエラーを報告します。
Google Drive では 同名のフォルダを 2 つ作成できる ため、このエラーを避けるにはDrive 上で直接作成してください。
1 つの取引先に複数の発注がある場合は、その取引先名と同じ名前のフォルダを Drive 上に複数作成して問題ありません。

フォルダ名を誤って付けてしまった場合は、
Google Drive 上でフォルダ名を変更する だけで、システムが自動的に名称を更新します。やり直しは不要です。

フォルダ名を誤って付けてしまった場合は、Google Drive 上でフォルダ名を変更する だけで、 システムが自動的に名称を更新します。やり直しは不要です。

1 つのフォルダは 1 件の発注 を処理します。1 つの取引先に 複数の発注 がある場合は、その件 数分のフォルダ を作成し、すべて取引先名と 同じ名前 を付けてください。

ファイル名のルール

フォルダには以下のファイルを入れてください。

ファイル名の どの位置 にでも 発注書 または 営業報告書 の文字が含まれていれば、AI が読み取り情報を抽出します。先頭に付ける必要はありません。
いずれも認識される例：発注書-20250620.pdf、grits発注書.pdf、〇〇クリニック【発注書】.pdf
上記以外のファイル（発注書/営業報告書 を含まないもの）は、AI を経由せず、添付資料として直接 Salesforce にアップロードされます。
発注書のファイル名が全く異なる場合（例：contract.pdf や 注文書.pdf など、発注書 の文字を含まない場合）、システムは 認識できず、発注書ファイルが見つからないというエラーを報告します。
1 つのフォルダに発注書ファイルは 1 つだけ入れてください。
フォルダ内に 発注書 の文字を含むファイルが 2 つ以上ある場合、システムはエラーを報告し、不要なファイルを削除して 1 つだけ残すよう求めます。

注文処理待ち管理表

フォルダを作成し文書を Drive にアップロードすると、フォルダ情報が自動的に 注文処理待ち管理表 に反映されます（反映には約 1 分 かかります）。

注文処理待ち管理表は、処理待ちのフォルダ一覧を管理する表です。この表を開くことで、各フォルダの状態を確認できます。表の各列は以下のとおりです。

書類の準備 が完了したら、Chatwork からシステムに処理を指示します。
ルームのメッセージ 欄に コマンド を送信すると、システムがコマンドを受け取り、即時に処理します。

コマンドはすべて共通の構造です：@bot-sf/{action}/{folder_id}

{action} はシステムに実行させたい処理、
{folder_id} は 注文処理待ち管理表 のfolder_id 列の値です。

action は 3 種類 あります：

システムは、以下のように一度の呼び出しで複数のフォルダを同時に実行することができます：

@bot-sf/run/
1AbC2DeFgHiJkLmNoPqR
2XyZ3WvUtSrQpOnMlKjI
4HgF5EdCbA9876543210

この書き方は run・new・update のすべてで使用できます。

各フォルダ ID は 1 行に 1 つ ずつ記載し、いかなる記号でも区切らないでください（カン マやスペースなどは不要です）。 同一のコマンド内で同じ ID を重複して記載した場合、システムはエラーを報告し、処理を 実行しません。重複を削除したうえで、再度送信してください。

TIPS：フォルダのリストを処理する際に、IDを何度もコピーするのが面倒だと感じる場合は、{folder_id} を all に置き換えることで、pending 状態のフォルダをすべてスキャンし、一括で処理することができます。フォルダを個別に指定する必要はありません。
例：@botsf/run/all
＊run アクションにのみ適用されます。

書類の準備が完了したら、それ以上の操作は不要 です。

システムは 毎日 0 時（00:00）に 1 回自動実行 され、
その日に Drive へアップロードされたすべてのフォルダ（pending 状態）を走査して処理します。
完了後、処理結果のレポートが Chatwork に送信 されます。

自動実行は常に run コマンドと同じ動作をします。つまり Salesforce 上に既に存在する取引先に対して納入商品 を作成するだけ です。
フォルダ名がどの取引先とも一致しない場合、そのフォルダは対処方法の案内とともに failed として記録されます。システムが取引先を自動作成することはありません。 新規の取引先を登録する場合は、new コマンドをご使用ください。

フォルダは Drive 上に残り続けるわけではありません。
処理の完了後、システムが自動的にクリーンアップを行い、作業領域と 注文処理待ち管理表 を整理します。
手動で削除していただく必要はありません。
クリーンアップは 1 日 3 回、00:00 · 08:00 · 16:00 に実行されます。
次の 両方 の条件を満たしたフォルダが対象となります：

• 状態が done・failed・empty のいずれかであること。
• システムがそのフォルダの処理を完了した時点から 8 時間 以上経過していること。

対象となったフォルダは Drive 上の作業領域から取り除かれ、注文処理待ち管理表 の該当行も削除されます。
クリーンアップの履歴は 「CLEANUP LOG」 シートで確認できます。

フォルダ内に保管しておきたいものがある場合は、
当日中 に取り出してください。処理完了から 8 時間を過ぎると、フォルダは作業領域から取り除かれます。

new コマンドは 9 項目すべてを登録します。update コマンドは 8 項目を対象とします — 取引先名 は必須項目であり常に値が入っているため、対象外です。

取引先責任者は該当の 取引先 に 自動的に紐付け られます。手動で選択する必要はありません。

納入商品 も該当の 取引先 に 自動的に紐付け られます。
金額項目は登録前に 円に換算 されます：千 = 1,000 · 万 = 10,000 · 億 = 100,000,000。漢数字にも対応しています。
営業報告書 から取得する項目 — 納入商品 の 4 項目 と 取引先責任者 の 2 項目 — は、フォルダにこのファイルがない場合 空欄 になります。処理自体は通常どおり行われ、レポートに警告が 1 行表示されます。

レポートには、フォルダ名とともに、
Salesforce 上で作成／更新されたレコード（取引先・取引先責任者・納入商品）への 直接リンク が表示されます。リンクをクリックして確認してください。

各フォルダの見出しには、実行されたコマンドを示すラベル が付きます：
run は （新規納入商品）、new は （新規取引先）、update は （更新）。

1 つのフォルダに対して複数のコマンドを実行できるため、このラベルによってレポートの内容を即座に判別できます。

update コマンドの場合はさらに、更新された項目とその値 が一覧で表示されます。
Salesforce を開いて確認する必要はありません。

各エラー通知には、エラーの詳細な内容と、そのエラーに応じた再実行コマンドが添えられています。
案内に従って修正（フォルダ名の変更、不要なファイルの削除など）したうえで、通知に記載されたコマンドをそのまま再送信し、フォルダを再実行してください。

通知には 2 つのレベル があります：

以下は、システムが検知して Chatwork に通知するすべてのケースです。

グループ A ： コマンドの記述ミス

このグループはシステムが 即座に 返答し、フォルダの処理は一切行われません。
フォルダ ID が 1 つでも誤っているとコマンド全体が停止 し、他の ID も実行されません。

グループ B ： Google Drive のフォルダとファイル

グループ C ： AI による書類の読み取り

グループ D ： Salesforce への登録

基本コマンド構文

チャットルームでボットを利用開始するには、次のコマンドを使用してください：

@bot-sachineko/your-URL

コマンド構造

trigger – botname / data

実用例

単一サイトからの情報収集

@bot-sachineko/https://dummy-site.com/

複数サイトから同時に情報収集

@bot-sachineko/
https://dummy-site-1.com/
https://dummy-site-2.com/
https://dummy-site-3.com/

ボットは分析後、以下の項目の情報を返却します：

注意: ボットが情報を見つけられなかった項目は “NOT FOUND” と表示されます。

使用目的

このボットはウェブサイトからの情報収集に特化して設計トレーニングされています

上記目的以外のタスクをボットに依頼しないでください

複数URL使用時

URL間は必ず改行してください。連続して記載しないでください

正しい例：

@bot-sachineko/
https://site-1.com/
https://site-2.com/
https://site-3.com/

誤った例：

@bot-sachineko/https://site-1.com/https://site-2.com/https://site-3.com/

処理時間

単一URLの処理: 比較的短時間

複数のURLを処理する場合： 処理に時間がかかりますので、結果が返されるまでお待ちください。
最適な処理件数は一度に約10サイトです。